1. Strony i zawarcie umowy
Umowa dotyczy danych osobowych, które klub wpisuje do Panelu Partnera albo które trafiają tam w związku z jego działalnością (np. rezerwacje). Stronami są:
- Administrator danych — Partner, czyli klub lub obiekt sportowy, który założył konto w Panelu Partnera albo przejął w nim profil klubu;
- Podmiot przetwarzający — operator iBody.pl, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną:
Umowę zawieramy elektronicznie: Partner akceptuje ją, zaznaczając zgodę przy zakładaniu konta partnera albo przy przejmowaniu profilu klubu. Umowa wykonuje obowiązek z art. 28 RODO i jest częścią zasad korzystania z Panelu Partnera opisanych w Regulaminie.
2. Jakie dane, czyje i po co
- Cel: wyłącznie działanie Panelu Partnera — kartoteka klientów i kadry, grafik, rezerwacje, powiadomienia o rezerwacjach, recepcja wiadomości z Facebooka i Instagrama oraz asystent AI, jeśli Partner z niego korzysta.
- Czyje dane: klientów klubu, osób rezerwujących zajęcia, kadry klubu oraz osób piszących do klubu przez podłączoną stronę na Facebooku lub Instagramie.
- Jakie dane: klienci — imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki, liczba wizyt, zgody, NIP; rezerwacje — imię, telefon, e-mail, zajęcia, termin i wariant wejścia; kadra — imię, nazwisko, stanowisko, opis, telefon, e-mail; wiadomości — identyfikator nadawcy, imię i treść.
- Co z nimi robimy: przechowujemy, wyświetlamy w panelu, porządkujemy, wysyłamy powiadomienia SMS i e-mail, przekazujemy modelowi AI, gdy Partner korzysta z asystenta, i usuwamy.
3. Polecenia Partnera i poufność
- Przetwarzamy dane wyłącznie na polecenie Partnera. Poleceniami są działania Partnera w panelu (także polecenia, które zatwierdza w asystencie AI) oraz postanowienia tej umowy. Nie używamy tych danych do własnych celów.
- Jeśli uznamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie poinformujemy o tym Partnera.
- Dostęp do danych ma wyłącznie operator iBody.pl, zobowiązany do zachowania ich w tajemnicy, i tylko w zakresie potrzebnym do wsparcia technicznego.
- Partner odpowiada za to, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które wpisuje do panelu.
4. Bezpieczeństwo i naruszenia
- Dane są na serwerze w Polsce. Połączenia szyfrujemy (HTTPS), hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty kryptograficzne, ograniczamy liczbę żądań z jednego adresu, a logi serwera i aplikacji przechowujemy około 14 dni.
- Bazę kopiujemy codziennie; kopie zapasowe przechowujemy nie dłużej niż 30 dni.
- O naruszeniu ochrony danych Partnera zawiadomimy go e-mailem bez zbędnej zwłoki i pomożemy mu wypełnić obowiązki wobec Prezesa UODO i osób, których dane dotyczą.
5. Podwykonawcy
Partner wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez nas z podwykonawców. Dziś są to: dostawca serwera w Polsce, bramka SMS (doręczanie powiadomień) oraz Google — model Gemini, tylko gdy Partner korzysta z asystenta AI. Opisujemy ich w Polityce Prywatności (sekcja 12), a wykaz z nazwami przekażemy na każde żądanie.
O planowanym dodaniu lub zmianie podwykonawcy uprzedzimy Partnera e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Partner może w tym czasie zgłosić sprzeciw; jeśli się nie porozumiemy, może zamknąć konto przed zmianą, a jego dane usuniemy zgodnie z sekcją 8.
6. Prawa osób i kontrola
- Większość żądań osób, których dane dotyczą, Partner załatwi sam w panelu — poprawi albo usunie wpis klienta lub członka kadry. Jeśli to nie wystarczy, pomożemy: napisz na kontakt@ibody.pl.
- Gdy taka osoba zwróci się z żądaniem bezpośrednio do nas, przekażemy je Partnerowi.
- Na prośbę Partnera przekażemy informacje potrzebne do wykazania, że przestrzegamy tej umowy, pomożemy przy ocenie skutków dla ochrony danych i umożliwimy kontrolę w uzgodnionym terminie.
7. Asystent AI
- Asystent odczytuje dane klubu, gdy Partner o nie pyta albo wydaje polecenie. Nie ma dostępu do notatek o klientach — nie odczytuje ich i nie zapisuje.
- Partner nie wpisuje w rozmowie z asystentem informacji o zdrowiu klientów ani innych danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).
- Przy korzystaniu z asystenta dane mogą być przetwarzane przez Google poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie mechanizmów zatwierdzonych przez Komisję Europejską; Google nie używa ich do ulepszania swoich produktów.
8. Czas trwania i usunięcie danych
- Umowa obowiązuje, dopóki Partner korzysta z Panelu Partnera.
- Po zamknięciu konta albo na żądanie Partnera usuwamy dane w ciągu 30 dni. Z kopii zapasowych znikają najpóźniej po kolejnych 30 dniach.
- Przed usunięciem, na prośbę Partnera, przekażemy mu kopię danych z kartoteki.
9. Postanowienia końcowe
- O zmianach tej umowy informujemy Partnera e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Jeśli Partner się nie zgadza, może w tym czasie zamknąć konto.
- W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i przepisy prawa polskiego.